Elektronische Rechnungen in der Praxis

Gesetzeslage vielfach unbekannt.
Immer mehr Unternehmen wundern sich über elektronisch übermittelte
Rechnungen, wissen aber weder, welche Ursachen diese Flut von PDF-Dateien
hat noch wie dazu überhaupt die aktuelle Rechtsprechung aussieht.
Bis zum sogenannten Steuervereinfachungs-Gesetz 2011 berechtigten die
elektronisch erstellten Rechnungen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie
unter anderem mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen
waren. Seitdem aber alle EU-Mitgliedsstaaten der neuen Richtlinie zu
Rechnungsstellungsvorschriften unterliegen, heißt es: „Rechnungen können
per E-Mail versandt werden, wenn die Echtheit der Herkunft, die
Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet
sind.“
Zweck dieser Richtlinie ist die Gleichstellung von beleghafter und
elektronischer Übermittlung an den Rechnungsempfänger – und zwar in allen
EU-Ländern. Für die Firmen bedeutet das: Sie müssen ein innerbetriebliches
Verfahren implementieren, um unter anderem die Echtheit der Herkunft und
die Unversehrtheit des Inhalts nachzuweisen und zu gewährleisten.
Unabhängig können sie aber auch die bisherigen Methoden der elektronischen
Signatur wählen.
Der Gesetzgeber verweist zudem auf die rechtmäßige Aufbewahrung der
elektronischen Rechnungen und die Grundsätze zum Datenzugriff und zur
Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Für die Betriebe heißt das: Vor der
Erleichterung steht erst einmal ein zusätzlicher Zeit- und
Umstellungsaufwand. Und was viele nicht wissen: Der Empfänger muss der
elektronischen Übermittlung zustimmen, sonst bleibt nur der „alte“ Postweg.
Stand 24.04.2013

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